Rechnungseingang mit Scanfunktion und Dokumenten-Management-System
Rechnungsscanning
Der Rechnungseingang kann manuell gebucht werden oder über die Import-Schnittstelle erfolgen.
Implementierte Funktionen:
• Schnittstelle für Rechnungsdaten
• Anbindung eines Dokumenten Management Systems
Eingangsrechnungsdateien können per Schnittstelle eingelesen, bearbeitet und verbucht werden. Zusätzlich können auch nicht warenrelevante Eingangsrechnungen = Kostenrechnungen verbucht werden.
Gleichzeitig wurden Export-Schnittstellen geschaffen, um externe Dokumenten Management – Systeme für den Bereich Invoice Management zu bedienen (z.B. lobodms).
Importschnittstelle
Die Daten werden im Rahmen des Workflows des Dokumenten Management systemarchiviert und mit wws- Daten angeglichen und ggf. ergänzt.
Die aus dem Scanprozess resultierenden Daten werden auf einem FTP Server gespeichert.
Die Standard – Schnittstellenformate werden vom ERP-System vorgegeben und müssen von dem Anbieter des Dokumenten Management – Systems übernommen werden.
Das ERP- System WWS-connect importiert die Daten vom FTP Server. Anschließend erfolgt eine Weiterverarbeitung über das IFS (Integrierte File System der iSeries).
Die Export-Schnittstellen (Lieferanten, Bestellungen, etc.) werden per wws-connect Scheduler an den FTP-Server geladen.
Vorbereitung, Export Bestelldaten
Zunächst werden die Daten als vorgelagerter Schritt an das Dokumenten-Managementsystems lobodms übertragen.
Bei den exportierten Daten handelt es sich um Daten des Lieferanten, der Bestellung und den erforderlichen Schlüsseln.
Jede offene Bestellung wird an das Dokumenten-Managementsystem übertragen, die Lieferanten-Stammdaten und die Nebenkosten zugeordnet zu den Konten.
Kostenstellen
Im Falle von Kostenrechnungen können die Kosten über diese Kostenstellen den Filialen zugeordnet werden. Die Zuordnung der Kostenstelle an den Lieferanten wird an lobodms übermittelt.
Datenimport
Das WWS ruft die von Lobodms an den FTP Server, übermittelten Rechnungsdaten für die anschließende Rechnungsbearbeitung ab. Die hierfür verwendete Schnittstellendatei heißt IMRG (CSV).
Der Anwender startet diesen Bearbeitungsprozess durch die Auswahl des Datensatzes.
Die Importschnittstelle zeigt die vom FTP Server abgerufenen Datensätze. Sie ist vorgefiltert auf das aktuelle Datum.
Pro Rechnungsscan-Vorgang wird ein Datensatz erstellt, angeführt mit dem jeweiligen einmaligen Barcode. Jeder Datensatz zeigt den aktuellen Importstatus (Import / Work /Erledigt) und den aktuellen Buchungsstatus (ohne WE / Z-Konto / erledigt / Storno). Der Buchungsstatus wird nach Rechnungsbuchung vergeben und im Anschluss über eine Exportschnittstelle an lobodms zurückgemeldet.
Warenrechnungen/Nebenkostenrechnungen/Gutschriften
Bei Auswahl wählt der Anwender die Rechnungs-bearbeitung im Dialog (D = Dialog Buchen) oder als automatische Verbuchung (A = Auto Buchen). Im Zuge der Bearbeitung werden demAnwender für Warenrechnungen die bekannten etwaigen Differenzen wie z.B. Differenzbetrag, fehlender Wareneingang aufgezeigt. Der Anwender kann an dieser Stellauf die übliche Weise fortfahren. Die beim Rechnungsscan nicht erkannten Daten, wie z.B. die Lieferantennummer, bedürfen einem manuellen Eingreifen durch den Anwender im
Kostenrechnungen
Die Kostenrechnungen werden bei Auswahl automatisch verbucht. Da Ihnen keine Bestellnummer zugehörig ist, durchlaufen Sie nicht den bekannten Rechnungs-bearbeitungsprozess. Während des Rechnungsscan nicht erkannte Daten wie z.B. die Nummer des Rechnungsstellers bedürfen einem manuellen Eingreifen durch den Anwender.
Rechnung-EDI-Übernahme
Über den Menü-Punkt ‚RG-EDI-Übernahme‘ können importierte Rechnungen in die WWS-CONNECT Rechnungserfassung gebucht werden.
Im Buchungsdialog wird der Rechnungseingang gebucht. Hier können noch die Positionswerte korrigiert und Nebenkosten eingegeben werden.
Die weitere Bearbeitung erfolgt im Menü Rechnungsbearbeitung.
